没有规矩，不成方圆，制度是单位管理的基石。制度是先小人后君子，我们只有假定人心是恶的，凡事从坏处着想，才能建立起有效的制度机制。制度问题更带有根本性、全局性、稳定性和长期性。现代管理学认为：制度至关重要，制度是人发挥的，是交易的结果。组织中错综复杂的人、事、关系，需要制度来界定一些原则性问题，只有规定出明确的评价标准，其是非曲直才会一目了然，从而避免许多无意义的争论。
管理学上有一个著名的“热炉”法则,这个法则有四个原则：一是警告性原则。就是说热炉火红，不用手去摸也知道炉子是热的，是会灼伤人的。它启示我们，管理者要经常对下属进行制度教育，以示警告或劝诫。二是即时性原则。就是说当你碰到热炉时，立即就被灼伤。它启示我们，惩处必须在错误行为发生后立即进行，决不能拖泥带水。三是必然性原则。就是说每当你碰到热炉，肯定会被灼伤。它启示我们，只要触犯制度，就必然会受到相应的惩处。四是公平性原则。就是说不管谁碰到热炉，都会被灼伤。它启示我们，不论是领导者还是下属，只要触犯制度，就无一例外地受到应有的惩处。只有具备这四个原则的制度才是好的制度。
好的制度通过使单位的各种工作标准、观念、规划、行为等规范化、固定化而保证单位的稳定，通过其约束性、权威性来确保领导统一、计划统一、指挥统一、行动统一，通过其普遍性、公平性来有效代表单位职工利益，及时处理和缓解内部矛盾，从而确保单位的稳定、统一、有序，最终实现和谐。好的制度简洁而高效，既有利于解决外因的问题，又有利于解决内因的问题；既有利于解决现象的问题，又有利于解决本质的问题；既有利于解决当前的问题，又有利于解决长远的问题。尽管好的制度也有局限性，不是十全十美和万能的，但没有好的制度却是万万不能的。
在任何一个社会形态中，任何个人、组织、社团，甚至政府都处在特定的制度体系中，受其束缚，受其制约。制度，大可以到治理国家，上升为国家意志，小可以到人与人日常行为的契约关系，成为人们所共同遵守的规程或行为准则。一个高效的生产团队是“管”出来的。组织纪律不是杀气腾腾的惩罚工具，而是下属不得不遵守的原则。在认识到这一点的基础上，领导和下属的关系才可能达到和谐共处。要激发成员的士气和工作热情，除了鼓励以外，没有什么比建立一套公平完善的规章制度更重要的了。领导者以制度说话，永远比依靠个人的发号施令更有力度，也更有效率。
有一则关于分粥的小故事值得深思，特别是故事的每个过程和细节对管理颇具启发意义。这个故事的版本可谓多多，情节大致是：
有7个人一起居住，他们每一个人都是好人，在没有称量器具的情况下，面对数量不多的一锅粥，他们每天都面临一个如何将粥分配均匀的问题。他们先后采取了以下六种方法：
第一个方法：大家指定一个人负责分粥事宜，但大家很快发现，这个人总是为自己分的粥最多，于是又换一个人，结果总是分粥人碗里的粥最多。他们得出一个结论，权力容易产生腐败。
第二种方法：大家轮流分粥，每人一天，但大家马上发现，总是分粥的人在其分粥的那一天吃得饱且有剩余，而其余6个人都吃不饱。大家一致认为这一办法造成了资源浪费。
第三种办法：大家民主选举一个威信高、信得过的人来主持分粥，一开始几天也还过得去，但不久这个人就有意识地为自己和溜须拍马的人多分，这在团体中产生了“关系学”的不良导向。
第四个方法：指定一名分粥人和一名监督者共同分粥，起初还算公平，但慢慢地两人互相串通起来，自己分到的粥最多，引起了其他5人的不满，形成了小团体的倾向。
第五种办法：民主选举一个分粥委员会和监督委员会，三个人分粥，四个人监督，这样粥是分公平了，但由于监督委员会经常提出各种意见，分粥委员会又据理力争，等分粥完毕时，粥早就凉了。大家认为这一办法造成机构臃肿，效率太低，导致群体利益受损。
第六个办法：即还是每个人轮流分粥，但分粥的人要最后一个领粥。令人惊奇的是，这一办法特别管用，每次分粥时，7只碗里的粥都一般多。因为无论谁主持分粥，都能认识到，若7只碗里的粥不一样多，他确定无疑地将享用那份最少的。这一办法终于使这一分粥难题得到了圆满解决。
这一故事虽属虚构，但其蕴含的丰富哲理却值得我们深思。管理是一个部门和单位最直接最大量也是最基础性的工作。没有制度是万万不行的，但光有制度也往往是不行的，而且制度也有宽严、多少的问题，依靠制度管理，也有分寸、尺度的问题。制度也有其局限性，也需要人来贯彻执行，所以，必须全面客观地看待它。有这么几个方面，应该加强认识：
1规则至关重要，它比人治和德治更加有效持久
分粥故事通篇贯穿的是机制在一个团体中的重要作用。一个集体，无论大小，要和谐共处、长期共存，就必须有一套有形或无形的规则来保障。因为在一定程度上说人是“利己”的，无论其地位有多高、素质有多高、觉悟有多高，在物质财富还远不能达到满足自己所需的情况下，一般会首先把自身的利益放在首位。应该说这是很正常的，无可非议的，但在一个集体和社会中，人的这一“利己”属性难免会侵害其他人和社会的利益，正如分粥故事中办法一、二、三、四中主持分粥的人那样，无论方法如何变换，如果没有制度约束，单靠人的自觉性和道德自律是分不公的。这就要求必须通过一套规则来约束和规范，把人的“利己”性限制在一定范围内。
从分粥故事的全过程来看，制度和机制的作用与个人品行并无多少关联，只与其公平性、民主性、透明度和运行效率有关，离开了这些，一切教育和修养都会成为无本之木、纸上谈兵。因此，凡事不能完全依靠人，人治不如法制，制度才是最可靠、最有效和最持久的，而且人与人之间的信任如果建立在制度之上，可以说更为可靠和安全。一些发达国家的历史也说明了这一点：在严格的制度制约中，人们才能良好的遵纪守法，社会才能得以有效运转。
2制度需要有一个不断完善的过程，不能希求它尽善尽美
制度是用来规范和约束人们行为的一项措施，每项制度从出台到变成人们普遍和自觉遵守的行为准则，总要经过一定的过程。这个过程首先是一个达成共识的过程，因为制度做为组织实现其目标的重要工具，其本质是一种契约，必须建立在组织成员广泛共识的基础之上。“分粥”与大家的切身利益相关，并且几经探讨和试验，最终找到了大家共同认可的分配办法，这便为彻底实行这一办法打下良好的心理基础。
其次这一过程是积极互动的过程。一种制度是否有效，往往要看它能在多大程度上兼顾组织和个人的利益，只有经过良性互动中的妥协与合作、不满与争执，才能使职工既认识到个人利益，也关注到集体利益，找到两者的有机结合点。“分粥” 办法的每个演变过程都是这个团体的成员互动协商的结果，是充分发扬民主、相互磋商、统一思想认识和行动的过程，否则，如果他们各执己见，或某个人独断专行，也就不会找到后来的好办法。
3简洁明快、公平合理的管理制度才是有效的制度
制度至关重要，但制度也有好与不好之分，也不能一成不变。好的制度应该既公平又有效，两者缺一不可。分粥故事中第一、二、三种方法有效率而无公平，第四、五种方法有公平而无效率，最后一个办法之所以使问题得到迎刃而解，就在于它充分体现了对这两者的兼顾，使分粥过程既简洁明快、容易操作，又公平合理。
对一个部门和一个单位来说，管理要远比这个虚构的故事复杂得多，而且管理要求不但要公平“分粥”，又要多生产“粥”，尽量满足每个人的要求，这就需要制度不但要能保证公平分配，而且更要能够提供一种激励机制，促使人们相互合作去谋取更多的共同成果。这就对公平与效率提出了更高标准，要求我们在制度设计中，必须正确把握两者关系，一方面充分体现公平，使制度合情、合理、合法，让大多数人都能接受；另一方面，也要充分体现效率原则，不断探索更加简洁、更加有效、更加明晰的制度，不断增强可行性、可操作性和量化性，尽量避免过于笼统、过于宏观的规定。一个好的制度应该是能够自我完善，兼具简洁高效而又不扰民，将人的干预减至最少。最后那个分粥方法真正体现了无为而治的最高境界。
4确保公平需要有效的制度和权力制衡
达·芬奇说过：“力量在制约中产生，在自由中消亡。”从某种意义上讲，制度就是保障一个组织正常运行的轨道，它所产生的乃是一种约束力和规范力，由此使组织成员的行为始终保持在有序、明确和高效的状态。从“分粥”最终形成的制度安排可以看到：任何人都可得到自己应得的利益，但又难于为一己私利而损害他人之利益，任何人都可充分行使自己的权利，但又不会因此而去妨碍别人，这也许正是建立制度的本意。
在上述分粥故事中，大家都在始终研究如何管住分粥者，而不是关注如何鼓励分粥者的积极性，这就把握住了问题的关键。最后的分粥办法中，分粥者权力的行使是在一个完全透明的环境里操作的，分粥者最后取食又使其享受不到任何特权，这其中既有监督，又有制约，使分粥者的“分配权”与“派发权”相分离，从而在根本上限制了权力的监用。
5管理无止境，人的自主管理行为是管理的最高境界
从不同分配粥办法中，还可以看到其中反映的不同的管理阶段和结果。第一、二个方法中，可以说管理尚处于一种放任自流、完全依靠人的自觉的阶段，结果的好坏全凭个人的善恶，可以说是管理的初级阶段。第三种方法，管理开始有了一定程度的约束、控制个体的行为，但选择一个信得过的人来进行管理，而不是依靠制度管理，人治而不是法治的结果往往导致崩溃。第四、五种方法，管理又前进了一步，开始有了制度约束，并在组织内部实施了相互监督和相互制约的机制，但往往又造成了小团体至上、效率低下、部门矛盾等问题，而最后一种方法，分粥者不想也不敢违犯制度，否则就会咎自由取，若其分配不公，也只能埋怨自己“水平”不行，而怨不到别人头上，这种方法把每个人的利益涉及其工作之中，使其自觉主动地干好工作，这可以说是管理的较高级阶段。
6制度化要与人性化相结合
制度化建设是形，人性化管理是神。没有制度，一个单位失去的是存在的基石，没有人性化管理，失去的将是未来的发展。制度化建设使人性有了规范，个性的张扬，而人性化管理又使刚性的制度被逐渐内化养成为人们自然的习惯和自律的行动。这种刚柔相济、形神兼备的管理理念，不仅能使组织形成既有规章的严肃，又有人情的温馨，还有个性的释放、宽松和谐的人际氛围，从而最大限度地调动人的积极因素。在制度化管理中要体现人性化管理，实行人性化管理时，不要忘记制度应该是管理的最高境界。
7执掌制度的管理者应当有情、有义
管理是很重要，管理也必须要有制度，而且严密的制度也确实能够加强管理，但是制度化的管理绝对不是优秀的管理。制度的制定是为了组织工作的效率，而非简单地约束员工，管理制度必须在规范行为、明确标准、人性化尊重之间取得一个平衡。过分重视管理会给企业带来制度危害。因为严密的制度往往捆住人的手脚，限制人的能力的发挥。制度的严肃性、铁律性表现在它的无私、无情，但执掌制度的管理者应当有情、有义。有情、有义并非徇私，而是体现在人文关怀上。