如今，电话太普及了，无论公事还是私事，我们每天都会接打几次电话。打电话似乎是一件很平常的事，但是除了跟亲朋好友闲聊之外，打电话还在商务联系中发挥着重要的作用。在商务往来中，很多重要信息都是通过电话传递的。
打电话虽然方便，但是除了最新式的可视电话之外，打电话的时候看不到对方的肢体语言和面部表情，毕竟不如面对面交流更顺畅。没有视觉方面的辅助，仅靠声音进行交流，很可能会出现表达不清和理解错误的情况。更夸张的是，有些人打电话的时候思想不集中，花了很长时间东拉西扯，挂上电话之后才发现最重要的事情还没说。
如果打电话的时候遗漏了信息，你就不得不再打一次电话进行补充说明。浪费时间和金钱是小事，如果因为误解而造成损失，就不值得了。商务电话通常是比较复杂的，很容易漏掉信息，因此在打电话之前最好先把谈话内容整理出来。如果用文字描述，信息之间的逻辑关系不清晰，很难找到你想要表达的信息。另外，电话交谈常常从一个主题跳到另一个主题，如果信息传递的效率低，就会不断返回到前面已经说过的问题上。如果按照文字信息来传达，你就会弄不清哪些信息已经说过了，哪些信息还没有说。
图解思考法可以帮你把谈话的主要内容先整理在一张纸上，然后用箭头表示出信息之间的关系。说完一个主题之后再进入下一个主题，这样就不会遗漏信息了。比如，会议通知的电话一般包含时间、地点、会议内容、主持人和与会人员等几个方面。假设某市政府在下周一上午9：00要在第三会议室召开一个有关城市规划的会议，你是该政府的职员，由你通知各区负责人准时参加会议。为了避免遗漏信息，你可以像下图这样把主要信息用图解的方式表示出来。
这只是一个简单的传达会议通知的电话图解，各个信息之间有明显的区分，没有复杂的逻辑关系，只要保证不遗漏信息就可以了。但是有一些电话信息并不像会议通知这样清晰明了。在打电话的过程中，你需要对信息进行组织、分析、综合、对比。针对信息较多的问题，图解的效果就更加显而易见了。你可以选用思维导图的图解模式。
首先，你要把谈话的中心内容和对方的基本情况写在图解的中心位置。这可以时刻提醒自己在跟谁通话以及通话的目的。然后，在由中心发散出的主要分支上填上各个主题信息。接着，在次一级的分支上用图形和关键词填上更加详细的信息。为了避免发生混乱，你可以用一种颜色来表示一个主题，这样也可以避免遗漏信息。你还可以用代码或图像来使图解的细节更加丰富。
接听电话同样要讲究技巧，这样才能准确地接收到对方所传达的信息。我们平时做电话记录是按照说话的先后顺序记流水账，而不是按照信息之间的逻辑关系记录。关键的信息处于分散状态，因此很容易遗漏。用图解的方法做电话记录，可以把信息与信息之间的关系清楚地表现出来，而且不会遗漏。接电话的时候适合用思维导图的图解模式，因为对方可能表达的时候不合逻辑，在表述某一个主题的时候又跳到另一个主题。如果你用文字记录，最后会发现记录的信息一团糟。用思维导图做记录，你可以随时添加新的主题，或者随时回到前面的主题添加新的信息。这样，你记录下的内容甚至要比电话中的对话更有条理。
我们在打电话的时候，会对一些重要的信息反复叮嘱对方。如果你想强调谈话中的重要信息，则可以用特殊的颜色和图形加以标示。当你向对方传递信息的时候，就要对重点内容着重强调，确认对方听懂并记下了。如果你是信息的接受者，那么当你听到对方反复强调一些信息时，就在你的图解上对那些信息加上着重符号。
此外，你还可以灵活利用颜色元素，比如用红笔标出需要马上就做的事，用蓝笔标出可以推迟一段时间再做的事。
每个人都应该学会如何正确而有效地使用电话。接打重要电话的时候准备出纸笔，用图解的方式传递和接受信息可以使信息传递更有效率。
要想提高信息传递的效率，还要注意打电话的时机和环境。避免在午休时打电话，最好错开上午8点到10点的时段（这是最忙的时间）。最好弄清楚对方什么时候比较空闲，在对方空闲的时候打电话效率最高。打重要电话时要确保周围环境安静，如果周围有嘈杂的噪音很可能会让对方听错。同样，如果你是信息的接受者，也要到安静的环境中接听电话。