流程图
收文处理程序（图24）
（四）报告
报告，是适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关询问的公文文种。报告按其作用划分，大体上可以分为上复性报告和知照性报告。一般来说，当上级机关布置或交办的一项工作已经完成时，应该及时向上级写一份工作情况的报告；上级组织来查问某件事情的情况时，也要及时写出答复性的报告。这就属于上复性报告。为了使上级党组织及时了解本单位工作的进展情况，存在的问题，有些什么经验等，在一定的时期内应该向上级机关写一份工作报告，这就属于知照性报告。
1．基本结构
报告一般由标题、主送机关、正文、落款四部分构成。
（1）标题。要根据所写报告的中心意思概括出一个恰当的标题。例如《关于××厂××××年上半年发展党员工作的报告》。
（2）主送机关。报告主要是送给哪个上级机关的，就写这个机关的全称。
（3）正文。主要写明需要向上级机关报告的内容。要写一份报告，总有它的目的性。如果是上复性的报告，那就要答复上级机关的询问或对上级布置的工作作出报告。为了使报告的条理清楚，开头就要把起因直接点明，即根据上级机关某一文件的布置，或者是哪一天来电、来询问的哪一方面的情况。如果属于知照性的报告，那么开头也可以稍简一些，只要写明本单位在进行哪一项工作，为什么需要写报告就可以了。接下来就用“现将有关情况报告如下：”作为承启用语。在正文中要着重将工作进行的情况，任务完成得怎么样，采取了一些什么措施，当前还存在一些什么问题，有些什么经验教训等写清楚，有的还可以将下一步工作的安排也写上。总之，一定要围绕上级的指示和要求来汇报工作。
正文结束以后，一般都是另起一行写上“以上报告，如有不妥之处，请指正”或“特此报告”等词句作为结尾语。
（4）落款。若标题中和标题下分别标明发文单位和日期的，这部分可免写；若标题中和标题下未标明这些内容，则必须在正文之后右下方写上发文机关和成文日期。
2．写作技法
（1）要做好分析综合。综合报告的内容广泛，问题较多，不能只是罗列现象，必须对问题和情况进行科学的分析、综合，从中找出本质和规律性的东西。
（2）要突出重点。一般来说，报告的材料都很丰富，但不能面面俱到。应根据主题的需要，分清主次轻重，重点的、主要的内容，安排在前面，详细写；非重点的、次要的内容，简略写；可写可不写的，就不写。
（3）要压缩篇幅。随着社会形势的发展和工作节奏的加快，“短”报告越来越显示出其重要性和必要性。要解决这一问题，就须充分运用概述和突出重点的表达方法，做到避繁就简，主要是避免现象拼凑、事实罗列、记“流水账”，要善于综合归纳、寻求规律、讲究提炼、显示本质。还要舍得删减。要通过修改，把那些可用可不用的字、词特别是句子删掉，要脱靴摘帽，减掉开头的“套话”和结尾的“空话”，毫不犹豫地舍弃那些不能说明问题实质的一般材料。用语方面要精雕细琢，保证篇幅短小适宜，不致冗长杂乱。
（4）要把握规则
报告的内涵决定了在写作上的通用规则，这就是人们通常所讲的“三段式”。主要有：情况——做法——问题（意见），适用于专题报告、综合性报告；情况——问题——今后意见，适用于专题报告；情况——原因——责任及处理意见，适用于检讨报告。
撰写报告掌握“三段式”的基本写法，对提高撰文效率且达到眉目清楚，是十分必要的。但需要注意的是，“三段式”不是一成不变的模式，它必然由于不同的内容表现为多变状态，并非所有报告都必须用“三段式”。
【例文】
关于×××同志转正的请示报告
×××同志于××××年×月被批准加入中国共产党，在一年的预备期间，他时刻以《中国共产党章程》中的条例严格要求自己，思想更加进步，工作更加勤奋。
经过我支部一年的考察，我们认为，该同志条件成熟，完全具备一名正式党员条件和标准，特请示党委批准×××同志按期转为中共正式党员。
中共××镇教育支部
××××年×月××日
（五）通知
通知是用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文时使用的公文文种。
1．基本构成
通知一般由标题、主送机关、正文、落款组成。
（1）标题。通知的标题由发文机关、事由、文种组成。
（2）主送机关。通知的发文对象比较广泛，主送机关较多，要注意排列的规范性。
（3）正文。不同种类的通知，其正文有简有繁，可根据具体情况区别对待。一般的通知要写明通知的事项、有关时间、地点、人数等内容。批转文件的通知，有的正文只要简单写明为什么要批转，有什么要求即可，并把批转的文件附在后面。有的也可以借题发挥，把要求写得详细具体，起到发指示、布置工作的作用。
（4）结尾。发布指示、安排工作的通知，可以在结尾处提出贯彻执行的有关要求，行文时应力求简短有力。篇幅短小的通知，一般不需要专门的结尾部分。
（5）落款。一般的通知只要写明发出通知的单位和具体日期即可。重要的通知要加盖公章。批转文件的通知应该编号发出，署名要写发通知单位的全称。
2．写作技法
（1）目的要明确。首先要明确为什么写这个通知，通知的主要内容是什么，然后确定怎么写。其次要确定写作的范围和对象，针对什么问题，解决什么问题。不同种类的通知有不同的目的，写作之前就要明确。
（2）内容要清晰。要交代清楚相关情况、缘由，以及时间、地点、任务、要求等。正文的表态、承接、过渡要与标题相符。
（3）措施要切实可行。通知要体现对下级机关的领导与指导，既讲任务、要求，又要讲方法、步骤、措施，语言不能空泛，以免下级机关难以理解执行。
（4）语言要简洁。批转、转发性的通知，不必在正文中复述转发文件的内容。提出执行要求，要根据内容认真琢磨，准确表达。
（5）行文要及时。有些通知时间性很强，要求及时办理。如果行文不及时，就会延误工作或失去效用。
【例文】
通知
各位党员：
市委组织部与××教育电视台在今年国庆期间将举办党员教育电视片展播，请各位党员同志在家收看其中部分电视片。展播将于以下时间在××教育电视台播出。
1．天路之歌（10月1日16∶52）
2．零的突破（10月1日17∶02）
3．坚实的脚步（10月1日17∶13）
4．光芒（10月3日17∶00）
5．创新（10月3日17∶11）
6．我们共有一个“家”（10月4日16∶54）
7．春潮（10月4日17∶04）
8．为百姓分忧的人（10月8日16∶55）
9．悠悠水乡养殖情（10月8日17∶16）
10．一颗火热心（10月10日16∶51）
11．一片爱心伴夕阳（10月10日17∶01）
中共××区××实验学校支部
××××年×月××日
（六）通报
通报是适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况的公文文种。
1．基本结构
通报由标题、正文、落款组成。
（1）标题。标题由发文机关、事由和文种组成。如《关于表彰×××同志不畏强暴、勇斗走私犯事迹的通报》。
（2）正文。一般可分为三段。①简明扼要地把所要发通报的理由交待清楚。点明为什么说这种行为或作风是对是错。对的，为什么提倡；错的，违反了党和政府哪一方面的规定，已经造成了哪些不良影响，等等。②把通报的具体事实或具体情节写清楚。写明事情发生的时间、地点、场合，参与这一事情的有关人员，必要时应介绍一下当时的客观环境。目的是使人们能更清楚地看到被通报事件的重要性。③针对通报中提到的事实，深刻地进行分析，指出经验、教训。发通报的单位，还可以在这段里对有关单位或个人提出希望和建议。
（3）落款。署名应视被通报的对象以及通报的内容而定。日期一般以通报形成时间为准，要写明具体的年月日。
另一种是转述式，是通过转发其他机关或部门的通报或报告并加以评议和提出要求。这种写法，正文中不必直接详述所通报的事实，只在文件的开头交待转发文件名称、概括出事件的实质就可以了，然后说明转发的目的。这种通报必须在其后附上附件。
2．写作技法
（1）情况要真实。制发通报的意旨主要在于，通过对典型性、有代表性的事例或情况予以表彰、批评、倡导或强调，引起人们的注意或警觉，在干部群众中发挥宣传教育、启发引导、沟通情况、交流信息的作用。因此，通报必须选用经得起推敲的典型事实和具体数据来体现发文机关的观点。要特别注意其真实性，必须是真人真事，不能有半点虚假，绝不可人为地拔高或贬损，否则就难以使人信服，从根本上影响通报的质量和效用，而且发文后给主办机关造成被动、失信的局面。
（2）详略要得当。概括性叙述要简明扼要，主要事例的叙述要具体一些，需要人们学习的经验做法要鲜明、准确地加以概括和提炼，提出的号召性要求要有针对性。
（3）语言要注意色彩。表彰性通报的语言具有褒奖性的特点，但褒奖事项时要赞美而不失庄重，要做到语言色彩与客观事实相协调。
（4）评价要恰如其分。对事实的分析要中肯，评价要客观准确，决不能任意降低或拔高。
（5）行文要及时。通报贵在及时，过时的通报达不到良好的教育效果。
【例文】
××区人大办公室支部整改情况通报
为贯彻落实中央、市、区关于做好先进性教育活动整改提高阶段工作的要求，切实抓好区人大机关支部的整改工作，确保整改取得实效，区人大办公室党支部围绕制定的整改方案抓落实，初步取得了成效，现将整改情况通报如下：
一、整改内容及重点
1．对理论学习的重视不够。由于机关党员领导干部多，工作忙，未能很好坚持双周五的学习制度；在组织学习时，对理论联系实际、进行深入研讨不够。
2．与党员、群众的谈心不够。支部成员相互之间、与党员干部之间、与入党积极分子之间的谈心沟通较少，主动关心同志不够。
3．支部活动形式较单一、缺乏特色。支部活动满足于开会传达布置上级党委的要求，没有根据人大机关的工作特点，主动研究分析问题、创新活动形式，思路不宽，办法不多。
4．党员发展抓得不紧。近年来，机关内非党同志基本上都向党组织积极提出申请，支部在主动关心、培养新党员工作上仍留于按部就班，工作计划性不够强。
二、整改措施及效果
1．完善学习制度。一是对人大机关党员学习制度作进一步修订完善，坚持双周五集中学习；二是加强学习的计划性，组织机关党员干部开展网上在线学习和领导干部自主培训活动，办公室领导带头学，有的已提前完成了在线学习的规定科目。
2．建立谈心联系制度。支部成员之间要定期交流沟通情况，加强与各专委、办公室班子成员的沟通；经常性地与入党积极分子谈心，随时了解党员、群众的思想动态；要进一步调动广大党员干部的积极性，深化“双结对”、“三联系”活动。谈心制度已建立，相互之间的交流沟通在整个先进性教育活动其间已形成自觉的行动；支部成员分头与每一个积极分子进行了谈心，有两名同志主动向组织汇报了思想；三联系活动得到了扎实推进，整个机关与老港敬老院结成对子，除元宵节慰问外，还帮助解决了有线电视网络问题，捐赠了两台彩电，共提供帮困资金1.6万余元，支部与一户特困户结对，探访了两次，所有党员都与一名贫困学生结对，定期资助，在支部的带动下，五名积极分子联合与致立学校的两名智障学生结成了对子。
3．创新支部活动形式。要积极寻求支部活动的有效载体，创新活动形式，通过培训、讲座、参观、交流、联合开展活动等形式丰富支部的活动，以充分调动每个党员的积极性；要扎实推进“双示范”活动；要巩固文明机关创建成果，继续开展新一轮文明机关续建活动。先进性活动开展以来，支部的活动不但经常化了，而且更丰富多彩了，开展了一系列培训、讲座和参观活动，七一前夕，还与机关党工委支部联合组织了活动；实施了党员亮身份、佩党徽、挂牌上岗的示范活动；对文明机关创建工作及时进行了总结，并对新一轮创建进行了动员。
4．加强党员发展工作的计划性。支部将对发展新党员做好认真计划，通过结对、支部定期指导等形式对入党积极分子进行教育，让他们在思想上成熟，早日入党；根据成熟一个发展一个的原则，今年将发展1-2名新党员。到五月底，两名积极分子分批参加了区委组织部举办的培训班，并通过了培训考核。
××区人大办公室党支部
××××年×月××日
（七）函
函是在不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项时使用的文种。函比较郑重，在格式上从标题、公文编号到签署、发文日期等都同其他公文相同。一般以下几种情况使用函：一是下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。二是上级机关通知召开一般性会议或通过一般性事项，如要求下级机关报送某项材料或通知统计某些数字等。三是平等机关和不相隶属机关之间商洽有关事宜。四是下级机关向上级机关请示较小事宜。五是上级机关对原发正式文件作微小的补充和更正等。
1．基本结构
函由标题、发文字号、主送机关、正文、落款组成。
（1）标题。作为正式公文的函，其标题和一般公文的写法一样，由发文机关名称、主要内容（事由）、文种组成。
（2）发文字号。函要有正规的发文字号，写法与一般公文相同，由机关代字、年号、顺序号组成。大机关的函，可以在发文字号中显示“函”字。
（3）主送机关。函的主送机关是明确、单一的，常常只有一个。但有时内容涉及部门较多，也可排列多个主送机关。
（4）正文。主要写清与对方单位商洽、向对方单位询问、请对方单位答复的事项。尽量做到直截了当，要把所联系的事情表达清楚，使受函单位一看就明白，便于研究答复。
（5）结尾。在函正文结束时，一般都用“请大力支持”“请予协助解决”等。
（6）落款。要写发出函单位的全称或规范性简称，并且一定要加盖公章方为有效。要写明具体的年月日。
复函是针对来函、来电、来报发的。其写法，主要应在正文开头先写明所针对的来文日期、发文号，如“×月×日来函收悉”，然后针对来函中提出的问题写明本单位的意见。复函的态度要明确，不能答非所问或文意含混。如有不同意见，应当直接说明。
2．写作技法
（1）叙事清楚，说理有节。函是代表机关向外联系工作、商洽事情、请求帮助的，要让对方理解、接受、支持，取得圆满的效果，首先叙事要清楚、明白；其次就要说理有节，令人信服。做到这两点，一是善于思索，整理好思路，占有一定的材料；二是用恳切、谦和的语言表述，切不可使用指令性语言强加对方，避免使用“你们要”、“你们不要”、“承蒙关照”等命令、指示和客套、寒暄语体；三是提出的意见、办法、请求要符合客观实际和对方的情绪。
（2）短小精悍，注意技法。函要字约意丰，直陈其事，力戒寒暄、套话、空话。函的撰写应根据具体内容，推断对方见函后的心理特征，采用不同的写法。如答复函，若属于肯定性的，开头就可以将答复的内容提出，后面再叙述其他有关事宜。这样既能使对方充分掌握函的内容，也能促进单位间的密切合作关系。若属于否定性的，开头就不宜将否定内容提出，而是先简明、恳切地说明理由，最后表明否定态度，这样能使对方谅解，感到否定是正常的、合理的，不致产生误解和反感。
（3）行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关还是不相隶属机关的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维，曲意客套。
【例文】
关于报送全国休闲农业和乡村旅游示范县（市、区）有关数据材料的函
各省、自治区、直辖市及计划单列市农业（农牧、农村经济）厅（局、委），新疆生产建设兵团休闲农业管理部门：
为深入推动休闲农业和乡村旅游持续健康发展，我部拟于2017年4月召开全国休闲农业和乡村旅游大会。会上，我部将发布2016中国休闲农业发展报告。为确保报告内容充实、数据准确，现请协助提供你省（区、市）被认定的全国休闲农业和乡村旅游示范县（市、区）好做法好经验及相关数据等材料。具体要求如下：
一、需报送材料
1．全国休闲农业和乡村旅游示范县（市、区）休闲农业行业有关数据（见附件），要求填报2013年—2016年四个年度的数据。
2．全国休闲农业和乡村旅游示范县（市、区）在发展休闲农业和乡村旅游过程中的好做法和好经验，重点介绍有
地方特色的做法和经验。
二、有关要求
1．报送范围包括2010年以来认定的全国休闲农业和乡村旅游示范县（市、区）。2013年以后认定的示范县（市、区）也需填写2013-2016年四个年度数据。
2．本项工作时间紧、任务重、意义大，请各单位抓紧组织人员做好有关工作。数据要全面、真实、有效。特色做法和经验要简洁明了。
3．请于2月7日前，将电子版发至clarta@sina.com，邮件标题统一标记“休闲农业发展报告材料+××省（区、市）+××示范县（市、区）”。纸质材料请加盖公章，随后寄至农业部农村社会事业发展中心休闲农业处。
三、联系方式
联系人：方家 辛欣
电话：010-59199672 59192271
通讯地址：北京市朝阳区东三环南路96号农丰大厦1004号农业部农村社会事业发展中心休闲农业处
附件：全国休闲农业和乡村旅游示范县（市、区）行业数据报表
农业部农产品加工局（乡镇企业局）
2017年1月19日
发文处理程序（图25）
二 常用文书
（一）工作计划
工作计划，是党支部对将要进行的工作或活动预先提出目的、要求、任务、指标、步骤措施和完成期限而使用的文种。计划的种类很多。从制订计划的范围看，有综合工作的计划，也有单项工作的计划（如党员教育计划）、个人的计划（如个人学习计划）。按时间分，有月度计划、季度计划、年度计划等。有些临时性或突击性的任务，往往也需要单独订一个计划。
1．工作计划的写法
（1）确切的一目了然的标题，把计划和执行计划的有效期体现出来。属于集体的计划，最好将单位名称作为标题的开头，如《××厂××××年工作计划》。当然，并非所有的计划一律都要称为计划，根据习惯，也可以称为“工作安排”、“工作方案”等等。
（2）分析情况和制订计划的依据。主要写明在什么样的情况下制订的计划，或根据什么制订计划，或为什么制订计划等。如没必要，这部分可省略。
（3）明确任务和要求。任务就是计划要做什么。要求就是计划要做到什么程度或什么时候完成。
（4）完成计划的措施。措施和方法主要是指达到既定目标需要什么手段，动员哪些力量，创造什么条件，排除哪些困难。如果是集体计划，还要写明各项任务的责任者，以便于检查督促，确保计划的实施。
（5）实现计划的步骤。在制订计划时，有了总的时限以后，还必须有每一阶段的时间要求，人力、物力的相应安排，明确有关单位和人员在一定时间内、一定条件下，把工作做到什么程度，以便争取主动，协调进行，这是计划的主要内容。
（6）计划的制订者和制订计划的日期，写在计划的结尾。
（7）有些内容需要用图表来表示，或者需要作文字说明的，还可以把图表或说明附在计划正文后面。
2．写计划应注意的问题
制订工作计划要从实际出发，广泛听取党员的意见，使列入工作计划内的任务确有实现的可能。要防止仅仅凭少数人的主观臆断，搞脱离实际的空头计划。如何完成计划，措施要具体可行，便于贯彻执行和监督检查。
（二）工作要点
工作要点，是以书面形式对未来某个阶段内所要进行的工作进行纲要性部署和安排的一种形式。工作要点也是一种计划性公文，是对计划所要做的具体工作及其步骤、方法等提示要点的一种文体。和工作计划相比，说工作要点属于粗线条的计划；重点是要求把主要工作都必须点明。
1．工作要点的写法
（1）标题。一般包括要点的内容和适用期限两个部分，因要点都具有时限性，因此时间期限的概念一定要明确，不然就失去了要点的时间意义，如“××××年党员发展工作要点”。
（2）正文。开头一般扼要说明拟定工作要点的目的、依据和总的任务要求。之后条文式地列出各项具体工作的梗概，指出为什么做、做什么以及怎样做，提纲挈领，突出工作重点。
（3）落款。署上拟定单位和日期，若标题中已经写出拟定单位名称，则只需写日期。
2．写工作要点应注意的问题
（1）工作要点是一个单位工作计划的主要之点，涉及这个单位今后一个时期的工作，党支部书记作为党支部的主要负责人，一定要亲自抓。
（2）既然是计划要点，就一定要简明扼要，明确具体。
（三）调查报告
调查报告，是就某一事件、某一情况或问题进行深入细致的实地调查后，经过科学地归纳整理和分析研究所写成的文书。调查报告所反映的对象，可以是某一事、某一人、某一单位、某一方面的情况，也可以是揭示经验或揭露问题。调查报告的种类很多，大致可以分为：典型经验的调查，揭露问题和矛盾的调查，某一事物历史沿革的调查，新情况新事物的调查以及基本情况的调查等等。
1．调查报告的写法
不同类型的调查报告，写法不尽相同，大体情况是：
（1）标题。主要有三种形式：
①公文式标题。一般由调查事由和文种组成。
②正副式标题。正题揭示调查报告中心思想，副题说明调查的事由或调查范围，并写明“调查报告”或“调查”字样。
③文章式标题。这类调查报告的标题比较灵活，标题中不写出“调查报告”或“调查”的字样。有的是概括出调查报告的基本内容，有的是采取提问的形式。
（2）开头。主要有以下写法：
①交代调查本身情况。包括调查的起因、调查的内容、调查的对象和范围等。
②交代调查对象情况。包括被调查者各方面的概况或有关自然情况等。
③对全文内容作出概括。包括点出调查报告的结论性意见或主要经验等。
当然，有些调查报告可能是某两种写法的结合。也有的调查报告没有开头语，在标题下面分几部分直接写下去。
（3）主体。要解决好两个问题：一是观点材料的组织；二是布局结构的安排。
①观点材料的组织。写任何调查报告都要确立明确的观点，全篇要确立总观点，各个组成部分也要确立服从总观点的分观点。总观点应当具有典型性、普遍性和针对性，应当反映客观事物的本质和社会现实的主流，应当具有较强的指导性和教育意义。总观点要包容分观点，分观点要说明总观点。总观点和分观点都是从调查的材料中经过分析研究而得出的，但要根据总观点和分观点去组织材料。
②布局结构的安排。调查报告是文字篇幅较长的应用文体，应当精心地安排好布局结构。一般来说，调查报告的结构主要有：第一，横式结构。这种结构是把材料分成几个部分来写，每个部分观点鲜明，中心突出。采用这种结构形式，要处理好各部分之间的关系，如并列关系、因果关系、分总关系、主从关系等，都应妥善安排。第二，纵式结构。这种结构是按调查事件发生、发展的先后顺序，从头至尾加以阐明。第三，综合式结构。这种结构安排是兼有横式、纵式的特点，相互结合地安排材料。
（4）结尾。不同内容的调查报告，结尾的写法不同，一般来说，有以下主要写法：
①针对调查的内容，提出意见或深入研究的问题。对某些问题的调查，多以表明意见、建议作为结尾；对某些新生事物的调查，多是提出有待深入研究的问题作为结尾。
②概括全文的基本思想，深化调查报告的主题。对某些方面基本情况调查，推广某些成熟的典型经验，多采取这种写法结尾。
③补充式结尾。有些情况和问题，与调查报告的中心内容和主旨关系不大，在正文部分没有提及，但又需要讲清的，可以在结尾处附带加以补充说明。
④落款。写明作者名称，如果是联合调查，亦应标明。在作者名称下面写清年月日。有些调查报告有附件，应在结尾处标明附件名称。
2．写调查报告应注意的问题
（1）必须掌握大量的第一手材料。要深入群众，深入实际，了解调查对象各方面的材料，包括正面的、反面的，直接的、间接的，历史的、现实的，弄清它的来龙去脉。
（2）要善于作认真的分析与研究。对掌握的大量材料作“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”的处理，要通过表面现象，看到事物的真面目，抓住它的本质，从而得出正确的判断和结论。
（3）要选用确实可靠的材料说明观点。调查报告所揭示的结论，是通过对具体情况、具体事实作客观的叙述和分析而得出的。要善于用精确、充足的材料来说明观点，不能脱离材料空发议论；也不能只摆一大堆材料，而不提出明确的观点和结论。
（4）文字要朴素、明确、实在。要注意把说理和叙事有机地结合起来，要善于用简要的议论总结经验，阐明规律，说明政策。还要注意运用可靠的统计数字和群众语言来印证观点。
（四）思想动态分析
思想动态分析，是为有针对性地做好宣传和思想政治工作，对每一时期所在单位、部门党员、群众在社会实践中对客观事物认识的反映，在调查了解的基础上进行分析研究后形成的一种文字材料。
1．思想动态分析的写法
思想动态分析材料大体上可分为两类：一类是综合性的思想动态分析材料，一类是专项题目或典型调查的分析材料。这两类材料的写作方法大体上是一样的。
（1）标题。一般要求应准确概括三个方面的含义，即人物、问题、思想动态的种类，使人一看就能知道是哪些人、对什么性质的问题的思想反映或意见要求、批评建议。切忌使用那些不确定和含糊的标题。
（2）内容。一般可分为三个部分：一是前言或叫导语部分，即把调查分析材料的时间、地点、人物、问题内容写清楚；二是思想动态的内容部分，要把不同层次的人对各种问题的各种各样思想反映，按问题、性质分别概括清楚；三是研究分析意见部分，主要是作者在调查研究的基础上，对上述思想动态作出定性定量的分析。
2．写思想动态分析应注意的问题
（1）要深入基层、深入群众，通过亲身接触和广泛的了解，努力掌握第一手材料。只有这样，才能真正写好思想动态分析材料。
（2）要有实事求是的工作作风，防止片面性。在调查了解过程中，尽量了解掌握党员、干部、群众的真实思想情况，如实地进行综合分析，一是一，二是二，不能有任何一点主观附加成分。
（3）要进行定性定量分析，努力作出正确判断。找出哪些思想认识、反映呼声、意见要求是正确的、合理的；哪些是模糊的、错误的、不合理的。在此基础上，还要作出准确的定量分析，把各种反映是哪些人，占有多大比例，都要搞得一清二楚，切忌以笼统的“大部分”、“少部分”、“部分”等不确定概念来代替准确的定量分析。
（五）先进典型材料
典型材料是把先进集体或先进人物的事迹加以综合整理而写成的书面材料。
1．先进事迹材料的写法
写作先进事迹材料，一般有两种情况：一是先进个人，如先进工作者、优秀党员、劳动模范等；一是先进集体或先进单位，如先进党支部、先进党小组，先进车间、班组或科室等。一般来说，可大体从以下方面进行整理。
（1）要拟定恰当的标题。先进事迹材料的标题，有两部分内容必不可少，一是要写明先进个人姓名和先进集体的名称，使人一眼便看出是哪个人或哪个集体、哪个单位的先进事迹。二是要概括标明先进事迹的主要内容或材料的用途。如：《王××同志端正党风的先进事迹》、《关于评选××处党支部为省直机关先进党支部的材料》等。
（2）开头。正文的开头，要写明先进个人的简要情况，包括：姓名、性别、年龄、工作单位、职务、政治面貌等。对先进集体、先进单位，要根据其先进事迹的主要内容，简明扼要加以概括。
（3）主体。要写先进人物或先进集体的主要事迹。这部分内容是材料的主体，要下功夫写好，关键是要写得既具体，又不繁琐，既概括，又不抽象；既生动形象，又很实在。总之，就是要写得很有说服力，让人一看便可得出够得上先进的结论。
为了使先进事迹的内容眉目清晰、更加条理化，可分段来写，最好在每段之前根据内容列出小标题，或以明确的观点加以概括，使标题或观点与内容浑然一体。
（4）署名。一般来说，整理先进个人和先进集体的材料，都是以组织的名义，是代表组织意见的。因此，材料整理完后，应经有关领导同志审定，以组织的名义正式署名上报。
2．先进典型经验材料的写法
（1）标题。有多种写法，通常是把典型经验高度集中地概括出来，一般不采用公文标题的写法。
（2）开头。一般是展示典型经验的背景材料和突出的成果。背景材料包括典型的自然情况、社会背景等，既要写出典型经验出现的环境，又不要冗长、啰嗦。成果，要概括写出最为突出之点，并尽可能与背景材料相映衬。有的也把成果放在材料的尾部来写，这要根据具体材料安排。
（3）主体。对典型经验的具体展开，是典型经验材料的核心部分。写作这部分内容，一般是从总体上把典型经验按照一定的逻辑关系分成几个部分。每部分都要紧紧围绕主题，服务于主题，说明主题；各部分之间要有内在联系，但不能互相重复，互相包含，要相对独立地处在一个统一体内。这部分内容的表述，应当既要有思想，又应有具体做法或实例，既要有面上的综合，又应有点上的说明，最好还要有一些必要的数字。
3．写先进典型材料应注意的问题
（1）事实必须真实、可靠。凡是材料中反映的先进思想、先进事迹和典型经验，一定要认真核对清楚，不允许有半点虚假、拔高或拼凑及张冠李戴的情况。不能把道听途说、未经核实的“事迹”和“经验”写入材料。
立卷归档程序（图26）
（2）要注意摆正先进典型和其他群众、集体的关系。许多先进个人、先进集体的事迹，都是与周围群众和其他集体、单位的大力支持分不开的。
（3）文字要朴实、简明。在语言文字的表达上，一定要善于选择那些实在、贴切的词语。不要讲空话、套话，硬拉架子做文章。
（六）组织鉴定
组织鉴定，是以组织的名义对党员、干部在一定时期内的表现所做出的评价。需要作出组织鉴定的一般有以下两种情况：一是干部工作调动时，组织上应当对干部的各方面表现作出评价；二是干部较长时间脱离原单位，外出学习或执行工作任务时，需要由其临时所在的组织对其学习或工作情况提出评论意见。组织鉴定的程序，有的是先搞个人鉴定，然后组织上根据个人鉴定和本人的实际情况作出鉴定；有的则是直接由组织作出鉴定。
1．组织鉴定的写法
（1）标题。组织鉴定也要有具体标题。这种标题一般有两种写法：一种是由鉴定对象和文种组成，如《关于×××同志的鉴定》，这种写法适用于对某党员、干部的各方面表现做全面的鉴定；另一种是由鉴定对象、原由和文种三部分组成，如《关于×××同志参加抗洪救灾的鉴定》，对党员、干部长时期外出学习或执行任务做鉴定时多采取这种标题写法。
（2）正文。组织鉴定的正文，一般写以下内容：开头要写鉴定的原由，即为什么作鉴定。如“某同志参加省党校一年的学习现已结束，根据要求，特作鉴定如下”。接着，写鉴定的主体内容，即被鉴定人的表现和优缺点情况。如果是对被鉴定人做比较全面的鉴定，就应写他在贯彻执行党的路线方针政策，完成本职工作，学习理论和文化科学知识，思想作风和工作作风等各方面的表现如何，有什么优缺点等。最后，简要地写对被鉴定人的希望、要求。这段文字虽然不多，但应当针对被鉴定人的缺点写明。
2．写组织鉴定应注意的问题
（1）要广泛征求和正确集中群众意见。组织上要对一个同志做鉴定，事前应召开一定规模的会议，请大家谈对被鉴定人的看法，然后对这些看法和意见进行归纳整理。在集中群众意见时，要防止有人利用鉴定的机会，有意整人。如果出现这种情况，组织上应该根据多数人的意见和平时掌握的情况来撰写。
（2）要坚持实事求是原则。一是要有一分为二的观点。既要写优点，又要写缺点，防止片面性，当然要以写优点为主。二是要有个人特点。本来每个人的实际表现情况不可能完全一样，因而写鉴定也不能千篇一律，都是一个模式。应当恰如其分地写出本人的基本面貌，使人看鉴定其文，如见其人，而不能写成放在谁身上都行的“公用鉴定”。
（3）要同本人见面。组织鉴定完稿后，要与被鉴人定见面，允许本人提出不同看法和意见。如果所提意见是正确的，应当吸收采纳，调整和修改组织鉴定。如本人提的意见不正确，可对其进行说服教育。如果本人仍然思想不通，可以允许他保留个人意见，并允许他签署自己意见。
（七）工作总结
工作总结，是事后对一定时期工作加以分析、研究，肯定成绩、找出问题，归纳出经验教训，提高认识，明确方向，用来指导今后工作而使用的文种。工作总结按内容可以分为工作总结、学习总结、思想总结等；按时间可分为年度总结、季度总结等；按范围可分为个人总结、党支部（小组）总结、单位总结等；按总结内容所涉及的面又可分为全面总结、专题总结等。
1．工作总结的写法
（1）标题。总
结的标题分为单标题和双标题两种。
单标题又可分为公文式标题和文章式标题。
公文式标题：单位名称+时限+总结内容+文种。如标题下或文末有单位署名，标题可省略单位名称等。
文章式标题：一般是直接标明总结的基本观点，常用于专题总结。
双标题是同时使用上述两种标题，一般正题用文章式标题，副题采用公文式标题，补充说明单位、时限、内容等。
（2）基本情况。应以简明扼要的文字写明在本期限内的工作依据、指导思想以及对工作成绩的评价等内容。它是工作总结的引言，便于把下面的内容引出来。
（3）工作回顾。要详细地叙述工作任务、完成的步骤、采取的措施和取得的成效、存在的问题。特别是对步骤和措施，要写得详细、具体，对取得的成效要表达得形象、生动。在写工作回顾过程中，还要有意识地照应到下一部分的经验教训，使之顺理成章地引出来，不至于造成前后不一的感觉。
（4）经验教训。应从工作回顾中很自然地归纳提炼出来，一定要写得丰富、充实，并选用具体事例适当地展开议论，使总结出来的经验和教训，有论点，有论据，有血有肉，鲜明生动，确实能给人以启发和教益。
（5）结语部分。主要写明今后的打算。总结正文写完以后，应该在正文的右下方写上总结单位的名称和总结的年月日。
2．写工作总结应注意的问题
（1）必须实事求是。事实要准确，不能报喜不报忧，不要夸大其词。
（2）观点要正确。要以党和国家的方针、政策作为衡量工作的主要标准。同时还要注意，光有正确的观点还不够，还需要有能够说明观点的丰富的素材和具体的内容，这样的总结人家就喜欢看，看后也能有所收获。
（3）文字要准确、生动、活泼。总结是概括实践，反映客观事物，因此用词要确切。总结要尽可能地多用群众喜闻乐见、形象生动的语言，切忌年年老一套。
（八）自传
自传，是自述生平和思想演变过程的文章，是每个要求入党的同志向党组织书面汇报的一种形式，是党组织全面、系统地了解申请入党人的重要材料，也是党组织审查吸收新党员必须具备的材料之一。
1．自传的写法
（1）标题。居中写“自传”。
（2）正文。首先，写明本人和家庭主要成员、主要社会关系的情况。个人情况包括姓名、性别、民族、出生年月日、籍贯、家庭出身、文化程度、本人成分、现从事的工作以及担任的职务等。家庭主要成员情况，主要指父母、配偶和子女，以及和本人长期在一起生活的亲属的职业和政治情况。主要社会关系情况，要写明与本人在政治上、经济上有直接联系的亲友，以及同学或同事等人的职业和政治情况。
其次，写明自己的历史。要写明何时、在什么学校读书或在何地从事什么活动；何时参加工作，在哪些单位工作过，担任过什么职务，前后时间应衔接，每段经历要提供证明人。还要写明加入过什么民主党派、进步团体、反动组织或封建迷信组织，任何职务，以及有何其他政治历史问题，结论如何，受过何种奖励或处分，需要向党组织说明的其他问题等。
再次，写明自己的思想演变过程，这是自传的主体部分。当前应着重写清楚在改革开放以来对党的路线方针政策的认识和态度，党的十八大前后的表现和思想认识等。通过对以上这些思想演变过程的回顾和清理，总结经验教训，提高思想觉悟，明确今后的努力方向。
（3）结尾。本人要署名和注明日期。
2．写自传应注意的问题
（1）坚持实事求是的原则。要如实写自己的经历，实事求是地评价自己。一些重要事件要有证明人。
（2）从实际生活中总结经验教训。应从对自己思想变化的分析中，明辨是非，把握方向。经验教训不要写成干巴巴的几条，要寓说理于叙事之中。
（3）对主要的经历写得详细。既要避免只直述经历不触及思想，又切忌事无巨细地什么都写，应详略得当，主次分明。
（九）述职报告
述职报告是指担任领导职务的干部或单位负责人，根据制度规定或工作需要，定期或不定期向选举或任命机构、上级领导机关、主管部门以及本单位的干部职工，陈述本人或单位在一定时间内履行岗位职责情况的自我评述文书。述职报告从不同角度可分为不同种类，从报告的主体上分，有个人述职报告、领导班子集体述职报告；从时间上划分，有年度述职报告、任期述职报告；从内容上划分，有专题述职报告、综合述职报告。
1．述职报告的写法
（1）标题。可写明《我的述职报告》或《××××年至××××年任职期间的工作报告》，也可另立正题，副题写明何职何人的述职报告。在标题中没写明述职报告人的，要在标题之下标明。
（2）称谓。向上呈送的述职报告，应写明报告的领导机关或领导人；向所属单位做述职报告，可写“各位领导，同志们”。
（3）正文。一般包括以下几方面内容：
开头。主要交代述职者的身份职责，即担任的职务，任职时间，变动情况及背景，岗位职责和工作目标等。
主体。写主要政绩，这部分是述职报告的主题和核心。其主要内容包括履行岗位职责的情况、本年度工作目标完成情况和突出的政绩以及自我评价等。在这个部分里除了主要描述政绩外，述职者对本人在品德方面亦应有概括的交代。
结尾。写存在的主要问题和今后改进措施。
（4）落款。署上自己的姓名和日期。
2．写述职报告应注意的问题
（1）要坚持实事求是。述职报告中不论是讲成绩还是讲存在的问题，都要实事求是，一就是一，二就是二，成绩讲足，问题讲透，既不能夸大，也不要缩小，要原原本本地反映事物的本来面貌。
（2）要突出重点。就是重点写所做的主要工作、取得的主要成绩和存在的主要问题，不要把述职报告写成“流水账”。要选择那些具有较大影响的事件和突出的政绩来写，至于面上的工作和零星工作，要概括地交代，对于各种数字也不要罗列得过细。
（3）要恰当写出述职者个人的作用。个人述职报告必须交代清楚在每项工作和取得的成绩中自己所起的作用，是起策划作用，还是支持他人或部下的作用；是起组织协调作用，还是亲自指挥带头干的作用；是起决策作用，还是提合理建议的作用。只有讲清个人所起的作用，才能看出述职者与政绩的关系，准确评价述职者的功绩。同时，在讲个人作用的时候，还要注意正确地处理好个人作用和领导班子集体效能的关系，把位置摆正。
（4）要尽量减少与其他述职者的重复交叉。对一些主要工作政绩和主要的综合数字，必然要有些重复交叉，但负责全面工作的同志不能讲得过多过细，要尽量减少重复交叉。
（十）讲话稿
讲话稿是在各种会议或集会上，为表达讲话者的见解、主张，交流思想、进行宣传或者开展工作而经常使用的一种文书。讲话稿分规范式讲话稿和灵活式讲话稿。讲话稿的类型不同，它的基本写法也有所不同。
1．规范式讲话稿的写法
规范式讲话稿，如支部党员大会的工作报告、党的支部委员会的工作报告等，其写法大体如下：
（1）标题。多采取正副标题的写法，正题揭示讲话中心思想，副题写明什么人在什么会议上的报告。这类讲话稿的标题，也可采取文件标题的写法，不要副标题。标题下都要标明讲话的具体日期。没有副标题的，要在日期下面写上报告人的姓名。
（2）开头。首先抬头顶格写报告对象的称呼，然后，另起一行对报告的内容作简要概括，接着写“现报告如下，请予审议”之类的话。也有的报告开头只写一句就直接提起下文。
（3）主体。一般写两部分内容：一部分是形势情况分析。凡换届会议的报告都要总结上届会议以来工作情况，分析形势。专题工作报告，一般也要分析当前这项工作总的形势。也有的报告在这部分内容里还概括提出任务。另一部分就是写今后的任务要求，这是在会议工作报告中的重点内容，并占主要篇幅。为了突出这个重点内容，并使眉目清楚，一般都把任务要求分成几个专题来写。
（4）结尾。一般写希望、要求和号召。主要是为实现今后的任务，有针对性地提出有关澄清认识、激励斗志、坚定信心方面的希望和要求。最后，以鼓舞人心的号召作为结尾语。
2．灵活式讲话稿的写法
灵活式的讲话稿，主要特点是各个组成部分的写法相对规范式的讲话稿来说都比较灵活。具体表现是：
（1）标题灵活。这类讲话稿的标题有各种写法，有的标题对讲话的内容不作概括，直接写《×××同志在×××会议上的讲话》。
（2）开头灵活。这类讲话稿的开头也是不拘一格，有多种表达方式：
一是开门见山，提出问题。就是一开头就将所要讲的问题提出，一语抓住听众关心的问题。
二是一语道破，揭示主题。这种开头与前种方式比较，更具体化了，一开头就点出了讲话的主题。
三是简要回顾，提出主题。这种开头就是通过简要回顾提出具有现实意义的主题。
四是作出评价，引出主题。这种开头就是首先对会议作出评价，然后引出讲话的主题。
（3）主体灵活。即围绕讲话的中心思想安排内容结构，展开主题。基本的表达方式大体有两种：一是分成段落，一气呵成。二是列出几个方面的问题。大部分讲话稿采取这种方式，这样可使条理清晰，加深听者的印象。
（4）结尾灵活。这类讲话稿有多种形式的结尾，归纳起来有：作出结论，强调主题；明确形势，提出希望；饱含**，鼓舞斗志；提出商讨，征求意见。
3．写讲话稿应注意的问题
（1）要考虑听讲的对象。写讲话稿，首先要搞清楚听讲者的基本情况，包括职业、文化程度等。还要清楚听讲者的思想和心理状况、愿望和要求、关心或迫切需要解决的问题等。只有切实掌握了听讲者的这些情况，才能确定讲话稿主要写什么，怎么才能做到有的放矢，针对性强。
（2）主题要集中，条理要分明。一篇讲话稿，必须紧紧围绕一个主题思想展开，给人以深刻、突出的印象。围绕某一主题思想，讲几件事情或几个观点，都要一清二楚，不可模糊一片，让人不得要领，摸不着头脑。
（3）语言要生动活泼。要善于运用通俗生动的语言把抽象道理具体化，把概念的东西形象化，要巧妙运用耐人寻味的言辞，包括科学、风趣、幽默的语言，让人领悟某种哲理。要恰当引用名人言论、诗文或成语、谚语、典故等，增强讲话的生动性、知识性。还要注意口语化，尽量使人听得懂、记得住。
（十一）入党申请书
入党申请书是要求入党人填写出自己的入党愿望，并写出对党的纲领、党的性质等的认识和为党的事业努力奋斗的誓言。这是每一个申请入党的人都必须撰写的一种表达愿望的文书，同时也是党支部确定要求入党的积极分子的重要依据。
1．入党申请书的写法
（1）标题。在第一行正中写“入党申请书”。
（2）称谓。在标题下行顶格处写接收入党申请书的组织名称，名称后加冒号。
（3）正文。包括三个部分。第一部分，自己对党的认识和入党动机。①必须明确表示“承认党的纲领和章程，愿意参加党的一个组织并在其中积极工作、执行党的决议和按期交纳党费”。因为按照党章要求，这是入党申请人必须具备的条件。②入党动机。对于申请入党的人来说，都必须首先端正入党动机，正确解决为什么入党的问题。党组织通过入党申请书来了解入党申请人的入党动机，并以此作为党组织帮助、教育、培养和考察入党申请人的起点或依据。③对党的认识。重点写对共产党的看法，尤其要结合党的路线方针政策以及邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观和习近平总书记系列重要讲话精神来谈对党的认识。第二部分，写清楚自己的历史，家庭成员和社会关系的状况以及自己在政治、思想、工作、作风等方面的表现情况等。自己如果有政治历史问题或受过奖励、处分，都必须如实写清楚。第三部分，对照党章中有关党员标准和必须履行的义务的规定，衡量自己哪些方面做得还不够，分析一下自己的优缺点，并提出今后的努力方向。结语。一般在文后，写“此致”，再另起一行顶格用“敬礼”作结语，也可以用“请党组织考验”等作结语。
（4）落款和日期。正文的右下方签署申请人姓名和申请时间。
2．写入党申请书应注意的问题
（1）入党申请书应如实地反映本人的情况，不得说假话，隐瞒重要情节。
（2）在谈入党动机和对党的认识时，应结合自己的思想谈。
（3）应尽量自己动笔写，如果本人文化水平太低，书写确有困难需请人代笔时，也要按上述要求叙述，代笔者应如实记录整理。由别人代笔的入党申请书，要经过本人看过并签名盖章后再送交党组织。
（十二）预备党员转正申请
预备党员转正申请，是预备党员在预备期满前主动向所在党支部请求转为正式党员的书面报告。
1．预备党员转正申请的写法
（1）标题。写“转正申请”或“我的转正申请报告”。
（2）正文。首先，写自己的简况，除了写明姓名、性别、年龄等一般情况外，要写明批准入党时间和预备期满时间，并正式表示向党组织提出转正申请。其次，写自己在预备期内的表现。主要写自己成为预备党员后，在政治上、思想上、学习上、工作上以及其他方面有了哪些进步和提高，同时按党章中规定的党员标准和必须履行的义务进行衡量、对照，找出自己的缺点和不足之处，尤其要对支部大会上讨论自己入党时指出的缺点和不足着重地写，实事求是地写明预备期内对其改正的情况。如果有在入党时应向党组织说明的问题而未说明的，或者是在预备期中发生了应向党组织说明的问题，都要向党组织说清楚，以使党组织更好地了解自己，考虑能否按期转正。再次，根据自己在预备期的表现，针对自己还存在的缺点和不足，提出努力方向。最后，还要表示一下，如果由于自己还不具备转正的条件而不能如期转正，自己应持的态度和今后努力的方向。
（3）落款。正文的右下方签署上自己的姓名，写明转正申请的日期。
2．写转正申请应注意的问题
（1）转正申请一般应在预备期满前交给党组织。因为党组织接到转正申请后，要经过党小组讨论、党支部考查了解和进行审议，并经过支部大会讨论，才能研究是否给予转正。
（2）转正申请的内容必须实事求是。
（3）在写转正申请前，应和周围的党员、党小组长、入党介绍人等谈话，征求他们的意见。
（十三）思想汇报
思想汇报是指申请入党的人或党员为了使党组织更好地了解自己的工作和思想情况，自觉地争取党组织的教育和监督，定期用书面形式向党组织汇报自己思想的一种文书。
1．思想汇报的写法
（1）标题。居中写“思想汇报”。
（2）正文。主要写自己的思想情况，—般包括以下内容：对各个时期党的路线方针政策的认识和态度；对参加重要活动或学习重要文件所受的教育和体会；个人利益同集体利益发生矛盾时个人的认识和态度；自己存在的问题和要求进步的决心和信心等等。
（3）结尾。本人要署名和注明日期。
2．写思想汇报应注意的问题
（1）要按组织要求定期汇报。
（2）要写出自己真实的思想，切忌讲空话、套话，要言之有物。
（十四）党性分析材料
党性分析是党员自我剖析的过程。党性分析材料是党员根据党员标准，结合自身实际，查找存在的问题，并进行分析和解决的材料。
1．党性分析材料的写法
（1）个人情况。简要介绍自己的基本情况、主要经历、思想动态等。
（2）查找自己存在的主要问题。紧密联系自己的思想和工作实际，认真查找自身存在的突出问题或发挥先锋模范作用方面的主要差距。查找问题要注意对自己的现实表现进行检查，要注意对存在的问题进行梳理，要注意对照群众提出的意见进行反思。查找问题一定要紧密联系实际，防止空对空。
（3）分析存在问题的主要原因。在查找问题的基础上，要对存在的问题进行深刻的认识和剖析，明确问题存在的症结。分析要有针对性，要与查找的主要问题相对应，不错位；分析要深入，一定要从世界观、人生观和价值观方面剖析存在问题的原因；分析标准要高，不避重就轻，不敷衍了事。在分析问题根源时，要多层面、多角度地进行分析，弄清为什么会有这样的思想观念，它是怎样产生的，这种思想状况经历了哪些变化，表现出了哪些具体的行为特点等。
（4）提出努力方向和具体整改措施。要针对自己存在的问题提出明确的努力方向，并提出有针对性和可操作性的整改措施。如针对理想信念方面存在的问题，可以从如何加强学习、提高认识方面提出具体的措施；针对宗旨意识方面存在的问题，可以从怎样加强与群众联系、增进与群众的思想感情方面提出措施。
2．写党性分析材料应注意的问题
（1）有书写能力的党员应亲自撰写党性分析材料。
（2）整改措施要真正解决问题，并能得到有效落实。
（3）党员个人认为不便写进党性分析材料的其他问题，可以另写专题材料。
（本章完）