(一)扬长避短

副职领导寻求“一把手”的支持,如同自己使用下属一样,也应该扬其所长,避其所短,从而使“一把手”乐意有效地支持自己的工作。

所以,在同“一把手”打交道之前,应该先摸清上级的“底”,了解他的长处和短处。一般来说,“一把手”的“底”,主要包括以下几方面:

①“一把手”的职权范围;

②“一把手”的知识结构和常识水平;

③“一把手”的工作方式和生活习惯;

④“一把手”的个性特点、工作风格和道德品质。

在了解“一把手”的基本特点之后,可以采取以下措施与“一把手”交往:

①根据“一把手”的个性特点和道德水准,适当掌握相互关系的“度”,即保持正常的工作关系,避免庸俗的物质交往,做事论理、论法,严格履行各种手续等。

②根据“一把手”的职权范围,适时适度地寻求有效支持。因为随便请求“一把手”管他不该管的事,有时候容易制造领导成员之间的矛盾,影响领导班子的团结。

③请示问题时应避免步入上级的“盲区”。了解“一把手”领导熟悉什么,不熟悉什么,目的就是避免在请示问题和寻求支持时,误入“一把手”的“盲区”,使“一把手”陷于难堪。倘若由于工作需要,非接触“一把手”的“盲区”不可,也应在请示问题时,巧妙地加以必要的解释,使“一把手”能够大致了解这方面的行情,免得闹出笑话,更不能给“一把手”留下有意为难的印象。

(二)多多请示和灵活建议

“一把手”领导的职权主要是把握工作大局,掌握关键环节。因此,工作中关键地方往往是领导关注和敏感的区域。

作为副手,既然是“一把手”的下属,就应该把握请示“一把手”的技巧。一般说来,凡事无论大小都向“一把手”请示是不明智的,聪明的副手善于在关键处多向“一把手”请示,征求他的意见和看法。这也是下属主动争取“一把手”支持的好办法。

那么,哪些属于关键处呢?这里介绍一种把握“关键”的方法,即要把握好关键的事情、关键的地方、关键的时刻、关键的原因、关键的方式。

1.关键事情

关键事情包括:“一把手”主管范围内的事情,而且不属于作为副手下级直接可以处理的事情;涉及其他领导与部门,而且需要其他主管的副手决定或出面的事,这时必须要请示“一把手”;涉及全局、影响面大的事情。

2.关键地方

关键地方是指无论在工作任何环节中关键的地方,而且必须由“一把手”决定的地方。如召开一个报告会,哪些部门领导参加,具体到哪些人参加甚至参加领导的排名或座次及会议的程序安排等。

3.关键时刻

对于下级来说,请示要把握好“火候”,该请示的事要立即进行,毫不懈怠;不该请示的或不必请示的事,则应等待机会请示,或在自己职权范围内灵活地加以解决。

4.关键原因

向“一把手”请示问题,必须提前做好各方面的准备。如,问题的来龙去脉,请示“一把手”的关键理由,以及对问题如何解决的建设性意见等。这样请示问题,既能让“一把手”感觉到事情的重要程度,又能激发“一把手”去慎重考虑问题。

5.关键方式

副职作为下级,请示“一把手”的方式是多种多样的,但方式不同,请示的效果也不一样。如,有的事情可以用电话请示;有的事情就必须当面请示;有的事情则需要用书面请示,以表示问题的严肃性。因此,聪明的副手必须选择能发挥关键作用的恰当方式进行请示。

(三)善于为上级领导“挡驾”

上级领导处于统筹全局的位置,是各种问题和矛盾汇集的焦点。但上级领导的精力是有限的,只能把有限的时间用于谋大事上,因此,有时副职领导应主动出面,学会为上级领导挡驾,处理掉那些不必惊动上级领导的事情,从而使上级领导能够集中精力做好事关全局的工作。

例如,许多上访者要求见上级领导解决问题。这其中,既有确属冤枉的,也有无理取闹,胡搅蛮缠的。如果事事要由上级领导来过问,势必难以抓往核心问题。这时副职要积极出面挡驾,然后根据情况,予以处理。一旦查实确有重大问题,再向上级领导请示。

当然,挡驾也是一门艺术,有着见与不见、早见与晚见之分。副职和中层领导如果做得不好,可能会加重上级领导的负担;如果做得过分,则可能影响上级领导与下级和群众的关系。所以副职和中层领导应该本着认真负责的原则,对这些情况予以核实和整理,最后征求上级领导的处理意见。作为副职和中层领导,对这些情况如果处理得体,其良苦用心定会为上级领导所理解,以至会得到更多的鼓励和指导。

(四)敢于为上级领导承担重要责任

在某些特殊情况下,出于对工作和上级领导负责的目的,副职领导还要敢于负责任,敢于面对问题。

例如,某研究所办公室主任老李曾处理过这样一件十分棘手的事,使问题得以圆满解决。

老李单位正在申请一笔科研项目经费,但上级审批单位认为数目太大,应削减一些,并且限他们在三天内将报告送达,否则将取消这一年度的申请权。而此时,单位主要领导都到外地去了,怎么办?

这时老李表现得十分冷静。他召集了有关部门的紧急会议,将所用经费消减了10%。然后,打电话给分管院长,在获得同意后,打印、盖章很快便送到了上级审批单位。从而使一件十万火急的事得以妥善解决。事后,单位领导专门对李主任进行了表扬。

(五)处理应付各种麻烦

有时在工作中出现了问题,上级领导出于种种考虑,觉得自己不宜出面解决或公开表态。这时副职领导不要害怕麻烦,要协同上级领导一道,以一种妥帖的方式把问题处理好。

例如,有的下属之间相互闹矛盾,都到上级领导那里去寻求支持。在没弄清问题之前,领导见谁都是不适宜的。这时,副职领导就应出面搞清情况,代表上级领导进行协调和劝解,以便给上级领导留出处理问题的余地。

其实,事情越是麻烦,就越是考验副职领导的时候,副职领导应在上级领导的支持下,迎难而上,运用各种技巧对疑难问题予以妥善解决。

但是,副职领导敢于出面替上级领导处理麻烦,并不等于说副职领导可以逾越职守,擅自专权。这两者是有一定区别的。

逾权越守者多以扩张个人权力和实现个人野心为目的,常常采用欺上瞒下、狐假虎威、斩而不奏等方式,把应该由上级领导处理的事情擅自做主处理了。

首先,它与替上级领导处理麻烦的规则大不相同。其次,许多情况下,副职领导尚需得到上级领导的授权和指示。再次,副职领导不管处理结果怎样,要以恰当的方式向上级领导汇报,使上级领导知情,做到心中有底。

副职领导要处理好两者的关系,其诀窍是:

①敢于出头,又不架空上级领导;

②善于出头,又能妥善解决问题;

③同时还要做到上下沟通,同心协力。

这样,副职领导才能够显示自己的忠心与能力,成为上级领导身边可同甘共苦的事业知己。

(六)学会为上级领导辩护

由于上级领导是一个组织代表,所以容易成为众矢之的,常常有许多人喜欢在背后批评上级领导,尽管某些批评可能是有根据的,但其批评的方式却不妥当。背后批评容易造成不尊重对方使双方日益疏远和影响工作的执行。作为副职领导,若碰到这种情况,一定要挺身而出为上级领导辩护。

有时候可能会忘了上级领导的优点或忽略了它的重要性,要知道:不论上级领导有何缺点,他都是组织生存与发展的关键力量。听到别人对上级领导多有抱怨时,副职,甚至勇敢的员工应当提醒这些共事的伙伴,不要忘了上级领导的优点。

只有在互相尊重的前提之下,大家才能提出真正的建设性意见。若副职自己也是抱怨的人之一,那就应当检讨自己所扮演的角色,看看是否由于自己在工作上的挫折感,而把责任都推到上级领导的头上。要通过自我检讨,理清自己应负的责任,切实把工作做好。

对抱怨不应等闲视之或予以压抑,抱怨给我们提供了学习的机会。作为副职,要学会鼓励抱怨的人采取具有建设性的方式来表达意见,而不要只会宣泄不满的情绪。

(七)充当缓冲器

若副职领导成为上级领导身边的得力助手,那么便肩负了传达上级领导旨意的责任。有时,副职必须扮演变压器的角色,将上级领导输出的电压值先予以调降之后,再传递给别人。副职在面对平时很少接触的人、不算太熟的人或不常接触的人时,在传递上级领导的想法与指令时,应该选择一个最合适的方式来处理问题。

要特别注意的是,传递上级领导的讯息时不应该避重就轻,因为员工们有责任了解上级说话时的背景与动机。

有时除了保留核心讯息之外,副职还要调整表达方式,以让员工们能够了解上级领导的用意。

副职有责任帮助他人了解上级领导的用意,并且防止误解的产生,防止影响受话者的接受程度与执行能力。

将上级领导的指令当做圣旨,或者未经判断就草率执行,对上级领导来说是有害无益的做法。