第一百五十七节 仓库管理与库存
黛西点头答应说：“老板，我们会的。现在我想跟你谈一下降低库存、提高库存周转率的工作思路。有些想法还不是很成熟，需要向老板你再沟通一下。”
张帆听了哈哈大笑：“黛西，过分的谦虚可就是骄傲了啊！你是我们公司物流管理方面的专家，如果连你都吃不准，我们就更不敢说话了。你说说看，我们一起讨论、讨论。”
黛西整理了一下思路，有条不紊地说：“我认为要降低库存，首先要好好地管理库存，这些工作要从仓库管理开始。物流系统的管理结果，无论好坏，都会体现在仓库里。在大家眼中，仓库自古以来就是一个‘藏污纳垢’的地方。”
“提到仓库，我发现一个非常奇怪的现象。从理论上来说，一家公司的库存水平跟仓库面积的大小应该没有必然联系的。但是我拜访过的供应商，无论他们的仓库有多大，都会堆满了物料，真是应了那句话‘仓库有多大，库存就有多大’。黛西，你怎么解释这种现象？”戴比饶有兴趣地问道。
“你说的这个现象，让我想起来我刚毕业的那个时候，跟一位同学共租了一间单间。两个女孩子的东西把宿舍塞得满满的，总觉得空间不够用，当时我心里在想：要是一个人一个单间，地方肯定够用了。后来我买了自己的房子，跟我老公两个人住在两室两厅里发现空间同样不够用！我们根本就不知道哪来的这么多东西。我老公曾经跟我检讨过这个问题：我们自从搬入新房子之后，空间变大了，东西就会随便买、买了就会随便放……过了一段时间之后家里到处都是东西，不管是常用的、不常用的，该买的、不该买的，反正到最后房子显得越来越小了，我不得不再次抱怨空间不够用了。”黛西感慨地说。
张帆微微一笑：“这的确是一个心理问题。库存可以给大家一种安全的感觉，再加上如果仓库有足够地方的话，采购员肯定会想着多买一些原材料、计划员肯定想着多生产一些成品、销售部门也没有那么迫切的要求客户提货了……每个人都觉得仓库的地方是足够的，反正有地方放。所以就会出现‘仓库有多大，库存就有多高’这种怪圈，每家公司的仓库永远没有空下来的时候。”
“那么，如果把仓库的面积逐步缩小，是不是就会把该暴露的问题都暴露了出来？”戴比突然间想到了一个主意。
张帆回答说：“这个主意和逐步降低公司库存是一个道理。库存少了，它所掩盖的问题就会暴露出来，迫使相关部门着力去解决；仓库的空间小了，就有可能出现爆仓的情况，大家才会再次重视公司的库存水平。就像这一次，如果不是你们预计到仓库的空间不够用的话，永远没有人会想到我们的库存水平到底是高了，还是低了。”
“其实在仓库管理方面，还有一种怪圈，那就是仓库的面积越大，生产线物料短缺的情况反而更严重。”黛西漫不经心地提到。
“怎么可能呢？理论上，仓库越大，可放得下的物料越多，越不可能出现物料短缺的现象才对呀？”戴比感觉很不可思议。
“哈哈，我觉得黛西说的这种怪圈很好理解。仓库越大，库存物料数据的准确性越难保证。结果，库存数据的混乱会导致物料需求计划出问题，最终的结果就是要用的物料没找到，不要用的物料一大堆。生产线因为缺料，造成的停线越来越多；因为生产停线了，库存就会越变越大；因为库存太多，物料管理不善，造成缺料的情况越来越多……如此往复下去，造成了一个恶性循环，库存就会越演越烈地快速膨胀。”张帆回答说。
“看来仓库管理对于公司的正常运营非常重要啊！那么，我们要从哪些方面着手才能把仓库的管理做好？”戴比问道。
黛西回答说：“我觉得仓库管理的首要任务是，要搞清楚我们库存到底有多少东西？导致重复采购、呆滞物料过多，或者因缺料被迫停线的根本原因就是仓库账物不符，对仓库管理来说这是一个非常致命的问题。我们做齿轮减速箱的，不管是齿轮箱体、齿轮、齿轮轴等等大件，还是缺螺丝、垫片、螺母等等标准件，只要在生产需要的时候没找到相应的物料，就会造成生产计划延误。”
“那么，是什么原因造成仓库账物不符的呢？”戴比继续问道。
黛西笑着回答说：“这个原因嘛？可以说是千奇百怪、五花八门的。比如说，产品在系统上的物料清单（BOM）设定得不准；生产部、供应商或者客户临时拿走了物料，没有在系统上做帐；物料已经放入仓库了，仓管员还没有来得及做帐；或者已经把帐做完了，物料却没有及时地放进仓库里，时间一长物料就不知道跑到哪里去了；有可能仓管员做帐时把帐做错了；有可能来料短缺或者多送了；有可能物料放错地方了；有可能物料损坏了实物已经处理掉了，还没来得及在系统上报废；有可能东西比较小被员工‘顺手牵羊’拿回家里去了……有些原因你连听都没听说过的，比如说东西太轻被风吹走了……哈哈！”
“听得我头都大了！有这么多莫名其妙的原因，仓库管理人员怎么样才能保证做到账物一致呢？”戴比又问道。
黛西回答说：“对于已经发现的原因，当然要有针对性地制定对策防止问题的再次发生。比如说，针对产品物料清单在系统上设定得不准的问题，常规的做法就是把相关的物料清单定期打印出来，由相关的生产工程师、采购员、计划员对经常发生库存差异的物料进行一一确认。而对整体库存数量准确性的提高，循环盘点可能是目前大家认为最为行之有效的办法了。”
“什么叫做循环盘点？”戴比继续问道。
黛西解释说，循环盘点法是将仓库里的物料逐区、逐类、分批、分期、分库地进行连续盘点，或者在某些物料达到最低存量时，马上安排人员进行盘点。仓库管理人员对各自所管的仓库物料品种，按月、按季进行有计划、有重点地进行清查盘点。这种方法可以将年度集中清查盘点的繁重工作，有节奏地分散到平时进行，既不妨碍仓库物料正常收发工作的进行，又能充分利用仓库管理人员的作业间隙。
另外，循环盘点法盘点时不必关闭工厂与仓库，可减少因生产线停工而造成的损失。但是必须有专业盘点人员常年划分物料类别，利用丰富的经验进行连续盘点。一般实施循环盘点法的程序是：每日任意地抽出某类物料进行盘点，在一个月内盘点到全部的物料；盘点出抽出来的物料实际的库存数量；把库存实数和电脑里的数据对照，找出差异；最后还要把电脑里的数据和仓库里的实物进行对照，若有差异就要追究其原因。
张帆也来了兴趣，他笑着问：“黛西，如果你们在循环盘点的过程中，发现有盘点差异，一般你打算怎么处理？”
“理论上要逐层审批，然后调整库存，让仓库做到账务一致。”黛西不假思索地回答说。
“可是你有没有发现？如果你先把帐调平了，所面就没有人会真正地关注差异的来源了。既然找不到差异来源，这个差异有可能还会再发生，你怎么看待这个问题？”张帆笑着问。
“从我的角度来看，调账是第一步，然后再考虑追查差异产生的原因是什么。我可以把这个问题、相关责任人先记录下来，事后跟踪。因为随着时间的推移，账务差异所造成的影响会越来越大，包括物料需求计划、采购计划、生产计划等等。”黛西坦率地说。
“仓库除了要求做到账物一致以外，还有什么关键点吗？”戴比接着问。
黛西说：“大家都听说过先进先出吧？先进先出原则指在库存管理中，按照物料入库的时间顺序整理好，在出库时按照‘先入库的物料先出库’的原则进行操作。因为物品都是有一定保质期的，如果不按照这原则，可能造成很多物料过期。但是在操作过程中，最重要的一点是如何进行物品存放规划，使管理人员能够很清楚、方便的找到不同时期的物品。我们仓库的管理人员要定期去抽查，确认有没有做到先进先出。”
黛西接着说，仓库的收货流程非常关键。仓库管理人员要检查供应商送来物料的数量、品种、交货时间是否正确；包装方式、标识是否正确；如果是提早交货了，是否得到了采购员、计划员的一致同意？为了避免库存的恶性膨胀，早交货的原物料理论上是不能收货的。这些动作看似非常简单，却对公司的库存影响非常深远。当进料检验部门确认物料质量合格之后，仓库管理人员要根据实物的信息录入系统，做到账物一致。
同样的，仓库的发料、出货流程也很关键。这个流程的基本原则是：手续齐全的物料、产品才能发出去。这些手续有可能是系统产生的捡件单，也有可能是某些部门临时申请的领料单。在没有任何手续的情况下，某部门去仓库要求“借料”的行为是绝对不允许的。因为“借料”在系统上没有做帐，物料借出去以后就会造成账物不一致，使用的时候就找不到物料了；而且时间一长，到底是谁的责任也分不清楚了。